Payroll & Benefits Administrator – Mississauga, Ontario
New role
Salary range: $65,000 - $75,000

PATTISON Outdoor Advertising is Canada’s leading Out-of-Home (OOH), Transit and Digital display advertising company. With the widest variety of products, our advertisers benefit from unparalleled advertising opportunities. Our sales professionals and support associates across the country, provide clients with unmatched service, insights and campaign innovation.

As leaders in the Canadian advertising industry, PATTISON Outdoor Advertising is determined to initiate change starting from within, lead by example and reflect the diversity of the communities within which we work and live, coast-to-coast. By supporting internal and external efforts of inclusion and diversity we aim to better ourselves and the world around us.

We are PATTISON Outdoor Advertising and here everyone belongs.

Job Information: We are seeking a detail-oriented, analytical, and highly organized Payroll & Benefits Administrator to manage our payroll operations and employee group benefits programs. Reporting directly to the Director of Human Resources, this role is responsible for the compliant, accurate, and timely execution of full-cycle, multi-provincial Canadian payroll, including Quebec.

The ideal candidate brings deep expertise in Canadian statutory deductions, employer health taxes, workers' compensation reporting, and annual tax year-end reconciliations. In addition to payroll operations, this individual will oversee the end-to-end administration of our Canadian group insurance and retirement savings plans, serving as the trusted subject matter expert for both employees and regulatory authorities.

Who You Are…

• 3 to 5 years of dedicated, full-cycle Canadian payroll and group benefits administration experience within a multi-provincial environment.
• Proven hands-on experience processing Quebec payroll, with practical knowledge of Revenu Québec, QPP/QPIP, RL-1 reporting, and CNESST requirements.
• Comprehensive understanding of Canadian payroll legislation, provincial Employment Standards Acts (ESA/LNT), CRA taxable benefit rules, WSIB/WCB legislation, and Service Canada ROE guidelines.
• Demonstrated hands-on experience with Ceridian Dayforce is considered a strong asset.
• Intermediate to advanced MS Excel skills (VLOOKUP/XLOOKUP, pivot tables, SUMIFS, and data reconciliation formulas).
• Strong analytical and problem-solving skills with excellent attention to detail.
• Understanding of payroll accounting principles, including payroll GL reconciliations
• Bilingualism (English and French), both written and verbal, is considered a strong asset to effectively support multi-provincial teams.
• Ability to communicate clearly and professionally, both verbally and in writing
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
• Comfortable working independently and using sound judgment to identify and resolve issues.

What You’ll Do…

1. Canadian Full-Cycle Payroll Processing

• Administer and execute end-to-end multi-provincial Canadian payroll on a bi-weekly cycle for salaried and hourly employees.
• Calculate and verify gross-to-net earnings, including regular hours, statutory holiday pay, overtime premiums, commissions, bonuses, retro-pay, taxable benefits and allowances.
• Manage multi-jurisdictional statutory withholdings.
• Process employee lifecycle changes, including new hire onboarding setups, compensation adjustments, leaves of absence (maternity, parental, short-term disability), and statutory termination payouts (vacation pay out, statutory severance/notice).
• Accurately prepare and submit electronic Records of Employment (ROEs) via Service Canada / ROE Web within mandated legislative deadlines.

2. Quebec Payroll Specialization & Provincial Compliance

• Manage full compliance for Quebec-based employees according to Revenu Québec and the Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).
• Execute Quebec-specific remittances and assessments.
• Handle employee inquiries regarding Quebec payroll and/or benefits.

3. Year-End Administration & Tax Reporting

• Lead and execute the full Canadian payroll calendar year-end reconciliation and balancing processes.
• Audit, generate, and electronically file annual tax returns.
• Reconcile annual statutory deductions, Pension Adjustments (PA), employer health taxes (e.g., Ontario EHT, Quebec HSF), and taxable benefit adjustments.
• Act as the primary organizational contact for CRA, Revenu Québec, and Service Canada inquiries, PIER reports, assessments, and payroll compliance reviews.
• Prepare basic general ledger (GL) journal entries and reports.

4. Workers' Compensation & Remittance Filings

• Calculate, reconcile, and submit timely workers' compensation returns across applicable provincial boards.

5. Group Benefits & Retirement Savings Administration

• Oversee day-to-day administration of comprehensive Canadian group benefits (Extended Health Care, Dental, Life Insurance, AD&D, Short-Term and Long-Term Disability).
• Administer group retirement savings programs (Group RRSP), ensuring accurate payroll deductions and contribution reporting.
• Manage employee enrollments, status changes, beneficiary updates, and plan terminations directly within carrier portals.
• Manage and remit monthly benefit premium payments.

6. HRIS Maintenance & Continuous Improvement

• Maintain payroll and HRIS data integrity in accordance with Canadian privacy standards.
• Identify opportunities to automate workflows, streamline multi-provincial processes, and enhance self-service capabilities for employees.

What’s in it for you…

We understand that there is life at work and life outside of work. Here are a few benefits we offer that support us to be our creative best.

• Group Benefit Coverage
• Annual Health and Wellness Credits
• Hybrid work schedule (3 days a week at office, 2 days of WFH)
• Employee and Family Assistance program
• Education Assistance Program (Tuition Reimbursement Program)
• Paid Time Off
• Competitive salary
• Annual Administration bonus structure
• Discount rates at other JPG divisions

This is an exceptional opportunity to join a team that continually exceeds expectations. You will be joining a corporate culture driven by a creative spirit that emphasizes imagination, innovation, inspiration, and teamwork.

Pattison Outdoor Advertising is an equal opportunities employer. We welcome and encourage applications from people with disabilities. We are committed to providing employment accommodation in accordance with applicable Human Rights Codes and accessibility laws. If you require accommodation during the recruitment process, please advise our Human Resources department.

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Agent(e) Administrative à la Paie et Avantages sociaux – Mississauga (Ontario)
Nouveau poste
Branche salariale : 65 000 $ – 75 000 $

PATTISON Affichage Extérieur est le chef de file canadien de la publicité extérieure (OOH), dans le transport en commun et sur supports numériques. Grâce à la plus grande variété de produits, nos annonceurs profitent de possibilités publicitaires inégalées. Nos professionnels des ventes et nos associés au soutien, partout au pays, offrent à la clientèle un service, des analyses et une innovation de campagne sans pareil.

En tant que chef de file de l'industrie canadienne de la publicité, PATTISON Affichage Extérieur est déterminée à instaurer le changement en commençant par l'interne, à donner l'exemple et à refléter la diversité des collectivités où nous travaillons et vivons, d'un océan à l'autre. En soutenant les efforts d'inclusion et de diversité, tant à l'interne qu'à l'externe, nous cherchons à nous améliorer et à améliorer le monde qui nous entoure.

Nous sommes PATTISON Affichage Extérieur, et ici, tout le monde a sa place.

Renseignements sur le poste : Nous recherchons un(e) Agente administrative à la Paie et des Avantages sociaux rigoureux(se), analytique et très organisé(e) pour gérer nos opérations de paie et nos programmes d'assurance collective. Relevant directement de la Directrice des Ressources Humaines, ce poste est responsable de l'exécution conforme, précise et ponctuelle d'une paie canadienne multi provinciale complète, y compris au Québec.

Le candidat idéal possède une expertise approfondie des retenues légales canadiennes, des impôts-santé des employeurs, de la déclaration relative aux accidents du travail et des rapprochements de fin d'année fiscale. En plus des opérations de paie, cette personne supervisera l'administration complète de nos régimes canadiens d'assurance collective et d'épargne-retraite, et agira à titre d'experte de confiance auprès des employés et des autorités réglementaires.

Qui vous êtes…

• Trois à cinq ans d'expérience spécialisée en Administration de la paie canadienne complète et des avantages sociaux collectifs dans un environnement multi provincial.
• Expérience pratique avérée du traitement de la paie au Québec, avec une connaissance concrète de Revenu Québec, du RRQ et du RQAP, des relevés RL-1 et des exigences de la CNESST.
• Compréhension approfondie de la législation canadienne en matière de paie, des lois provinciales sur les normes d'emploi (LSE/LNT), des règles de l'ARC sur les avantages imposables, de la législation de la CSPAAT et des commissions des accidents du travail (WCB), ainsi que des directives de Service Canada relatives au relevé d'emploi (RE).
• Une expérience pratique avec Ceridian Dayforce est considérée comme un atout important.
• Compétences intermédiaires à avancées en MS Excel (RECHERCHEV/RECHERCHEX, tableaux croisés dynamiques, SOMME.SI.ENS et formules de rapprochement de données).
• Solides capacités d'analyse et de résolution de problèmes, ainsi qu'un excellent souci du détail.
• Compréhension des principes de comptabilité de la paie, y compris les rapprochements de paie avec le grand livre.
• Le bilinguisme (anglais et français), à l'écrit comme à l'oral, est considéré comme un atout important pour soutenir efficacement les équipes multiprovinciales.
• Capacité à communiquer de façon claire et professionnelle, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Solides aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités tout en respectant les échéances.
• À l'aise de travailler de façon autonome et de faire preuve de jugement pour cerner et résoudre les problèmes.

Ce que vous ferez…

1. Traitement de la paie canadienne complète

• Administrer et exécuter la paie canadienne multiprovinciale, de bout en bout, selon un cycle aux deux semaines, pour le personnel salarié et horaire.
• Calculer et vérifier la rémunération brute et nette, y compris les heures régulières, la rémunération des jours fériés, les primes de temps supplémentaire, les commissions, les primes, la paie rétroactive, les avantages imposables et les allocations.
• Gérer les retenues légales dans plusieurs juridictions.
• Traiter les changements liés au cycle de vie des employés, notamment la création des dossiers de nouvelles embauches, les ajustements de rémunération, les congés (maternité, parental, invalidité de courte durée) et les paiements de fin d'emploi prévus par la loi (paie de vacances, indemnité de départ ou préavis légal).
• Préparer et transmettre avec exactitude les relevés d'emploi (RE) électroniques par l'entremise de Service Canada / RE Web, dans les délais prescrits par la loi.

2. Spécialisation en paie québécoise et conformité provinciale

• Assurer la pleine conformité pour les employés du Québec, conformément aux exigences de Revenu Québec et de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).
• Effectuer les remises et les cotisations propres au Québec.
• Répondre aux questions des employés concernant la paie et/ou les avantages sociaux au Québec.

3. Administration de fin d'année et déclarations fiscales

• Diriger et exécuter les processus de rapprochement et d'équilibrage de fin d'année civile de la paie canadienne.
• Vérifier, produire et transmettre par voie électronique les déclarations fiscales annuelles.
• Rapprocher les retenues légales annuelles, les facteurs d'équivalence (FE), les impôts-santé des employeurs (p. ex., l'IS des employeurs de l'Ontario et le FSS du Québec) et les ajustements des avantages imposables.
• Agir à titre de principale personne-ressource de l'organisation auprès de l'ARC, de Revenu Québec et de Service Canada pour les demandes, les rapports PIER (examen des gains assurables et ouvrant droit à pension), les cotisations et les examens de conformité en matière de paie.
• Préparer des écritures de journal et des rapports de base pour le grand livre.

4. Déclarations et remises liées aux accidents du travail

• Calculer, rapprocher et transmettre en temps opportun les déclarations relatives aux accidents du travail auprès des commissions provinciales concernées.

5. Administration des avantages sociaux collectifs et de l'épargne-retraite

• Superviser l'administration quotidienne des avantages sociaux collectifs canadiens (soins de santé complémentaires, soins dentaires, assurance vie, assurance décès et mutilation accidentels [DMA], assurance invalidité de courte et de longue durée).
• Administrer les régimes d'épargne-retraite collectifs (REER collectif), en veillant à l'exactitude des retenues sur la paie et des déclarations de cotisations.
• Gérer directement dans les portails des assureurs les adhésions, les changements de statut, les mises à jour de bénéficiaires et les résiliations de participation.
• Gérer et remettre les paiements mensuels des primes d'assurance.

6. Tenue du SIRH et amélioration continue

• Maintenir l'intégrité des données de paie et du SIRH conformément aux normes canadiennes en matière de protection des renseignements personnels.
• Repérer les occasions d'automatiser les flux de travail, de simplifier les processus multiprovinciaux et d'améliorer les fonctions libre-service offertes aux employés.

Ce que nous vous offrons…

Nous savons qu'il y a la vie au travail et la vie en dehors du travail. Voici quelques avantages que nous offrons pour nous aider à donner le meilleur de notre créativité :

• Assurance collective
• Crédits annuels de santé et de mieux-être
• Rabais sur les abonnements à un centre de conditionnement physique
• Programme d'aide aux employés et à leur famille
• Programme d'aide à la formation (remboursement des frais de scolarité)
• Congés payés
• Salaire concurrentiel
• Structure de boni administratif annuel
• Tarifs préférentiels auprès d'autres divisions du Groupe Jim Pattison (JPG)

Voici une occasion exceptionnelle de vous joindre à une équipe qui dépasse continuellement les attentes. Vous intégrerez une culture d'entreprise portée par un esprit créatif qui met de l'avant l'imagination, l'innovation, l'inspiration et le travail d'équipe.

PATTISON Affichage Extérieur est un employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap. Nous nous engageons à offrir des mesures d'adaptation en matière d'emploi conformément aux codes des droits de la personne et aux lois sur l'accessibilité applicables. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, veuillez en informer notre service des Ressources Humaines.

Pay: $65,000.00-$75,000.00 per year

Benefits:

• Dental care
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• Tuition reimbursement
• Vision care
• Work from home

Work Location: In person